Kassenbuchführung: Eine Anleitung

Die Kassenbuchführung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung in Unternehmen, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen.

Sie ermöglicht es, Bargeldtransaktionen übersichtlich zu dokumentieren und erfüllt steuerliche Anforderungen.

Hier ist eine grundlegende Anleitung zur Kassenbuchführung:

1. Grundlagen verstehen

Ein Kassenbuch ist eine chronologische Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen eines Unternehmens. Jede Ein- und Auszahlung muss erfasst werden, um eine vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

2. Anforderungen

• Vollständigkeit: Alle Bargeldtransaktionen müssen erfasst werden.

• Richtigkeit: Die Eintragungen müssen sachlich korrekt sein.

• Zeitnahe Buchung: Transaktionen sollten zeitnah, idealerweise täglich, erfasst werden.

• Revisionssicherheit: Das Kassenbuch muss revisionssicher sein, d.h., nachträgliche Änderungen sollten nicht möglich sein.

3. Formate und Methoden

Das Kassenbuch kann sowohl manuell als auch elektronisch geführt werden. Elektronische Kassenbücher bieten oft zusätzliche Vorteile wie automatische Berechnungen und einfachere Auswertungsmöglichkeiten.

Manuelles Kassenbuch

• Kassenbuch-Vordrucke: Es gibt vorgedruckte Kassenbuchvorlagen, die man kaufen kann.

• Handschriftliche Eintragungen: Eintragungen werden per Hand gemacht.

Elektronisches Kassenbuch

• Softwarelösungen: Es gibt viele Softwarelösungen, die speziell für die Kassenbuchführung entwickelt wurden.

• Tabellenkalkulationsprogramme: Auch Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme können genutzt werden, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

4. Struktur und Inhalt

Ein Kassenbuch enthält im Allgemeinen folgende Spalten:

• Datum: Das Datum der Transaktion.

• Belegnummer: Eine fortlaufende Nummer, um den Beleg zu identifizieren.

• Beschreibung: Eine kurze Beschreibung der Transaktion.

• Einnahmen: Höhe der Bareinnahmen.

• Ausgaben: Höhe der Barausgaben.

• Saldo: Der aktuelle Stand der Kasse nach der Transaktion.

5. Belegführung

• Belege sammeln: Für jede Transaktion muss ein Beleg vorhanden sein.

• Nummerierung: Belege sollten fortlaufend nummeriert und lückenlos aufbewahrt werden.

• Aufbewahrungspflicht: Belege müssen in der Regel für zehn Jahre aufbewahrt werden.

6. Regelmäßige Kassenprüfung

• Kassensturz: Regelmäßig, z.B. täglich oder wöchentlich, sollte ein „Kassensturz“ durchgeführt werden. Dabei wird der tatsächliche Kassenbestand mit dem Buchbestand verglichen.

• Kassenbericht: Dokumentation von Differenzen und deren Gründe.

7. Häufige Fehler vermeiden

• Unvollständige Eintragungen: Jede Transaktion muss erfasst werden.

• Fehlende Belege: Jeder Eintrag muss durch einen Beleg nachweisbar sein.

• Nachträgliche Änderungen: Diese sind zu vermeiden oder müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

8. Steuerliche Aspekte

• Fiskale Kasse: Viele Länder verlangen bei bestimmten Betriebsgrößen die Nutzung registrierkassenpflichtiger Systeme, die den Anforderungen der Finanzbehörden entsprechen.

• Jahresabschluss: Am Jahresende muss der Kassenbestand stimmen und wird in den Jahresabschluss integriert.

9. Praxisbeispiel

• Einzahlung: Am 01.10. wird die Tageseinnahme in Höhe von 500 € eingezahlt, Belegnummer 001.

Datum       Belegnummer       Beschreibung      Einnahme       Ausgabe        Saldo
01.10.2023      001          Tageseinnahme      500,00 €        -             500,00 €

• Auszahlung: Am 02.10. wird Büromaterial in Höhe von 50 € bar bezahlt, Belegnummer 002.

Datum       Belegnummer       Beschreibung      Einnahme       Ausgabe        Saldo
02.10.2023      002           Büromaterial        -           50,00 €        450,00 €

Die ordnungsgemäße Führung eines Kassenbuchs ist essenziell für die finanzielle Kontrolle und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Es ist wichtig, systematisch, sorgfältig und genau zu arbeiten, um Fehler und Probleme bei Prüfungen zu vermeiden.