Beispiele für häufige Vorkontierungsfehler

4. März 2025 / Buchhaltung Berlin

Selbst in gut organisierten Buchhaltungsabteilungen können bei der Vorkontierung immer wieder Fehler auftreten.

Hier sind einige häufige Vorkontierungsfehler, die es zu vermeiden gilt, zusammen mit einer kurzen Erläuterung und möglichen Folgen:

1. Falsche Kontozuordnung

Beispiel: Eine Geschäftsreise wird irrtümlich als Büromaterial verbucht.

Folgen: Solche Fehlbuchungen können zu falschen Kostenstellenberichten und einer ungenauen Finanzanalyse führen, was im schlimmsten Fall steuerliche Konsequenzen haben kann.

2. Doppelte Erfassung von Belegen

Beispiel: Eine Lieferantenrechnung wird versehentlich zweimal erfasst.

Folgen: Dies führt zu einer künstlichen Aufblähung der Ausgaben und verzerrt die Finanzlage des Unternehmens.

3. Fehlende Belege

Beispiel: Eine Transaktion wird vorkontiert, ohne dass der entsprechende Beleg vorliegt.

Folgen: Das kann Probleme bei internen und externen Audits verursachen, da die Nachvollziehbarkeit und Transparenz nicht gegeben sind.

4. Unvollständige Informationen

Beispiel: Eine Rechnung wird ohne Angabe des Rechnungsdatums oder der Rechnungsnummer vorkontiert.

Folgen: Solche unvollständigen Informationen erschweren die Nachverfolgung der Transaktionen und können zu Verzögerungen bei der Bearbeitung führen.

5. Fehlende USt.-Erfassung

Beispiel: Eine Rechnung wird ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer vorkontiert, obwohl sie steuerpflichtig ist.

Folgen: Dies kann zu Fehlern in der Umsatzsteuervoranmeldung und möglicherweise zu Nachzahlungen und Strafen führen.

6. Buchung auf falsche Kostenstellen

Beispiel: Ein IT-Kauf wird einer Marketing-Kostenstelle zugeordnet.

Folgen: Dies führt zu Ungenauigkeiten in der Kostenstellenrechnung, was die Steuerung und Planung der Unternehmensbereiche erschwert.

7. Nicht berücksichtigte Wechselkursschwankungen

Beispiel: Eine ausländische Rechnung wird ohne Berücksichtigung der aktuellen Wechselkurse vorkontiert.

Folgen: Dies kann zu Ungenauigkeiten in der Finanzberichterstattung führen, insbesondere bei der Konsolidierung von Tochtergesellschaften.

8. Fehlerhafte Beträge

Beispiel: Ein Betrag wird durch Tippfehler oder falsche Umrechnung ungenau auf das Konto gebucht.

Folgen: Solche Fehler können zu Abweichungen in den Finanzberichten und bei der Budgetverfolgung führen.

9. Nicht berücksichtigte Rabatte oder Gutschriften

Beispiel: Ein gewährter Rabatt wird nicht berücksichtigt und der volle Rechnungsbetrag vorkontiert.

Folgen: Dies führt zu einer überhöhten Darstellung der Ausgaben und verfälscht die Gewinn- und Verlustrechnung.

10. Fehlende Verbuchung von Verbindlichkeiten

Beispiel: Eine eingehende Rechnung wird nicht als Verbindlichkeit ausgewiesen.

Folgen: Die finanzielle Lage des Unternehmens wird zu optimistisch dargestellt, was die Liquiditätsplanung beeinträchtigen kann.

Maßnahmen zur Fehlervermeidung

Regelmäßige Schulungen: Mitarbeiter sollten regelmäßig in den aktuellen Buchhaltungsrichtlinien und -systemen geschult werden.

Kontrollen und Prüfroutinen: Implementiere systematische Kontrollen und Prüfroutinen, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Software verwenden: Nutze moderne Buchhaltungssoftware, die Fehler durch Automatisierung und integrierte Prüfmechanismen minimieren kann.

Checklisten nutzen: Einführung von Checklisten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst und überprüft werden.

Doppeltes Vier-Augen-Prinzip: Vor der endgültigen Buchung sollte eine zweite Person die vorkontierten Belege überprüfen.

Durch Bewusstsein und proaktive Maßnahmen zur Fehlervermeidung kann das Risiko von Vorkontierungsfehlern erheblich reduziert werden, was zu einer genaueren und verlässlicheren Buchführung führt.